Avant d’envoyer vos documents

Depuis novembre 2018, vous devez téléverser les documents exigés via le Centre étudiant. C'est également par cette interface que vous suivrez l'évolution de votre candidature. 

Si vous êtes un nouvel utilisateur, votre code d'identification et votre UNIP (mot de passe) vous seront acheminés par courriel au plus tard 48 heures après la soumission de votre demande d’admission. Une fois que vous les recevrez, ouvrez une session puis cliquez sur la tuile « Tâches » afin d’accéder à votre liste de documents à téléverser.

Pour plus d'information sur les documents à fournir, consulter la page Préparer les documents.


Délais à respecter

Règle générale, 10 jours sont alloués pour faire parvenir vos documents après avoir déposé votre demande d’admission. Cependant, les délais peuvent varier selon le type de document exigé.

Référez-vous à votre Liste de choses à faire dans le Centre étudiant pour prendre connaissance des dates d’échéance correspondant à chacun des documents requis pour votre candidature. Si aucune échéance n’est associée au document demandé, cliquez sur « Détails tâches » pour lire les consignes spécifiques. Veuillez respecter les délais prescrits pour l’envoi de vos documents, car tout dossier d’admission incomplet sera fermé.

Format exigé

Pour téléverser vos documents, il est important de respecter les exigences suivantes :

  • Seul format accepté : PDF (un fichier PDF par « tâche »)
  • Assemblage : fichiers assemblés en ordre chronologique et paginés en ordre croissant
  • Orientation : conforme à l’original (portrait ou paysage)
  • Nom du document : moins de 64 caractères
  • Poids : inférieur à 10 Mo
  • Langue : les documents qui ne sont rédigés ni en français ni en anglais doivent être combinés, dans un même ficher PDF, avec une traduction française certifiée par le consulat du pays d’origine du candidat ou par un membre de l’Ordre des traducteurs, terminologues et interprètes agréés du Québec.

Important : L’Université refusera toute capture d’écran, photo ou impression d’un document non officiel. Assurez-vous de la conformité de vos documents avant de les envoyer. Une fois vos documents téléversés et enregistrés, vous ne pourrez plus les consulter ni les mettre à jour.

Numériser et convertir les documents en format PDF

Consultez la page Assembler vos documents numériques pour obtenir des conseils à la numérisation, la conversion ou l’assemblage de vos documents à partir d’un ordinateur ou d’un appareil mobile.


Téléverser les documents

Pour nous faire parvenir vos documents, utilisez la plateforme de téléversement intégrée au Centre étudiant. Pour y accéder, ouvrez une session et cliquez sur la tuile « Tâches » pour visualiser et compléter votre Liste de choses à faire. À moins d’indications contraires, il s’agit du seul mode de transmission électronique accepté; les documents envoyés par courriel ne seront pas ajoutés à votre dossier.

Besoin d’instructions détaillées? Référez-vous aux tutoriels suivants.

 

Effectuez régulièrement le suivi de votre candidature pour ne pas en ralentir le traitement : des éléments peuvent être ajoutés en cours d’étude de dossier. Chaque tâche complétée sera retirée de la Liste de choses à faire, confirmant ainsi la réception de vos documents.


À partir d'un appareil mobile


Téléversement de documents : Foire aux questions

Comment mettre à jour la version d’un document que j’ai déjà téléversé?

Une fois le téléversement d’un document enregistré, vous ne pourrez plus le mettre à jour. Assurez-vous donc de la conformité de vos documents et de toujours nous transmettre la version la plus récente.

Si une version plus récente est requise pour l’évaluation de votre demande d’admission, nous ajouterons l’élément à la Liste de choses à faire de votre Centre étudiant

Pour les candidats ayant déposé une demande d’admission pour le trimestre d’automne 2019, veuillez noter que si vous avez suivi des cours à l’automne 2018, vous avez jusqu’au 15 février 2019 pour nous faire parvenir vos relevés de notes incluant tous vos résultats.

Comment transmettre mon relevé de notes ?

Pour transmettre un relevé de notes officiel provenant d’un autre établissement universitaire québécois, le moyen le plus efficace est d'en commander un exemplaire numérique auprès de l’université concernée. Sélectionnez l'option d’envoi « Transmission électronique BCI ou ETX / Échange de relevés de notes électroniques » et choisissez l’Université de Montréal dans la liste déroulante du formulaire de transmission de vos relevés de notes.

Vous pouvez également téléverser une copie numérisée du dernier relevé de notes officiel soumis par votre institution d’enseignement via la plateforme de téléchargement intégrée au Centre étudiant.

L’Université refusera toute capture d’écran, photo ou impression d’un document non officiel.

Dois-je fournir les versions originales de mes documents?

Règle générale, vous devez procéder au téléversement de vos documents via le Centre étudiant. Toutefois, l’Université se réserve le droit de réclamer à tout moment l’original d’un document d’admission ou d’identité à des fins de contrôle.

Si la présentation d’un document original est requise, une nouvelle tâche apparaîtra dans la Liste de choses à faire de votre Centre étudiant. Nous vous recommandons donc de toujours avoir vos documents originaux à portée de main.

Si les documents exigés ne sont pas fournis, votre admission pourrait être révoquée. Si vous êtes un étudiant international, assurez-vous d’apporter vos documents au Québec pour éviter d’avoir à faire les démarches à distance.

Est-ce que je dois joindre mon diplôme à mon relevé de notes?

Si vous avez fait vos études au Canada, seuls les relevés de notes doivent être envoyés. Si un diplôme est requis, une tâche « Diplôme » apparaîtra distinctement dans la Liste de choses à faire de votre Centre étudiant.

Si vous avez fait des études à l’étranger, envoyez votre relevé de notes et votre diplôme combinés dans un même fichier PDF.

Je n'ai pas accès à un appareil pour numériser mes documents, que faire?

Pour numériser vos documents à l'aide d'un appareil mobile, consultez la page Assembler vos documents numériques.

Si vous ne possédez pas de téléphone intelligent, nous vous recommandons les solutions suivantes :

  • Si vous êtes un étudiant de l'UdeM, des appareils sont disponibles en libre-service sur le campus. N’oubliez pas d’apporter votre clé USB! Certains frais sont applicables.
  • Le Service d’impression de l’Université de Montréal et la FAECUM, sont là pour vous aider! N’hésitez pas à faire appel à leurs services.
  • Utilisez les services d'un centre de photocopie près de chez vous.
J’ai déposé une demande pour l’hiver 2019 et mon dossier est fermé pour document manquant. Que faire?

Pour certains programmes, il pourrait être possible de réactiver votre dossier sur réception du document manquant. Pour se faire, vous devez le téléverser dans votre Centre étudiant. L’agent d’admission procédera à l’évaluation de votre candidature par la suite. À noter que vous devez fournir le document avant le début des cours. Il faut également prévoir un délai de traitement du document de quelques jours.

J’obtiens un message d’erreur quand je tente de téléverser mes documents dans mon Centre étudiant. Que faire ?

Ce message d'erreur survient en raison de votre antivirus Kaspersky installé sur votre ordinateur.  Pour vous aider à résoudre ce problème, nous vous encourageons à le désactiver temporairement ou à ajouter une règle d'exception pour l'adresse  https://academique-dmz.synchro.umontreal.ca.  Pour ce faire, suivez ces liens :

On me demande de fournir un document original. Comment le transmettre et le récupérer?

À des fins de contrôle, l'Université se réserve le droit de réclamer à tout moment l'original d'un document d'admission ou d'identité. Si c’est le cas, vous en serez avisé par votre Centre étudiant.

Marche à suivre

  • Présentez-vous aux comptoirs de service ou soumettez vos documents par la poste.
  • Consultez la section Documents officiels et originaux de notre page Préparer les documents.

Les diplômes originaux vous seront retournés si vous résidez au Canada ou aux États-Unis. Si vous désirez récupérer les autres documents originaux envoyés (sauf les lettres de recommandation), veuillez transmettre avec ceux-ci une enveloppe-réponse adressée et affranchie. Sinon, les documents originaux joints à la demande d’admission demeureront la propriété de l’Université de Montréal et seront conservés durant une année. Il vous sera possible de les récupérer en soumettant une demande auprès du Bureau du registraire.

Si vous êtes un étudiant étranger, assurez-vous d'apporter qu Québec les documents originaux ou des copies certifées conformes à l'original pour éviter d'avoir à faire les démarches à distance.

Attention : Après une année, à l’exception des diplômes, les documents originaux seront détruits.

Pourquoi me demande-t-on plusieurs exemplaires du même document?

Si vous avez postulé dans plusieurs programmes d'études, il est possible que deviez faire parvenir une version adaptée du même document pour chacun des programmes d'études. 

Puis-je déposer mes documents d’admission en personne?

À moins que l'on vous demande de présenter un document original, il n'est pas possible de déposer en personne vos documents d'admission. Pour faciliter et éviter de retarder l’analyse de votre dossier, veuillez respecter les consignes relatives au mode de transmission indiquées sur la page détaillée de chacune des tâches de votre Liste de choses à faire dans votre Centre étudiant.

Quand ma Liste de choses à faire sera-t-elle mise à jour?

Ajout à la liste

L’Université peut à tout moment procéder à l’ajout de nouveaux éléments à votre Liste de choses à faire. C’est pour cette raison que nous recommandons de la consulter fréquemment.

Par exemple : Un document que vous avez soumis n’est pas conforme, ou un nouveau document est exigé pour votre demande d’admission.

Retrait de la liste

Dès que vous téléversez un document, il est automatiquement retiré de votre Liste de choses à faire. La mise à jour se fait donc en temps réel pour les documents téléversés. Prenez note que si vous avez choisi de transmettre vos documents par un autre moyen que le téléversement (par exemple, dans le cas d’un relevé de notes acheminé directement à l’UdeM par une autre institution), certains délais s’appliquent. Soyez toutefois sans crainte, votre Liste de choses à faire sera rapidement mise à jour une fois le document reçu.

 Soyez vigilant lorsque vous téléversez vos documents. Une fois soumis, vous ne pourrez plus les consulter. 

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